在深入了解如何成位負責人員（Responsible Officer, RO）或主管人員（Executive Officer, EO）之前，重要的是先了解監管從事證券業務公司的兩大監管機構：證券及期貨事務監察委員會（Securities and Futures Commission，簡稱SFC）和香港金融管理局（Hong Kong Monetary Authority，簡稱HKMA）。一般情況下，證券行業由SFC負責監管。然而，在銀行從事證券業務的特殊情況下，即便它們通常由HKMA監管，SFC也會介入並與HKMA共同監管這些從事證券業務的銀行。
什麼是持牌法團？什麼是註冊機構？
一般而言，非銀行和非認可財務機構的法團若想從事證券相關業務，需向證券及期貨事務監察委員會（證監會）申請牌照，從而成為持牌法團。另一方面，銀行由於本身受到香港金融管理局（金管局）的監管，為避免監管架構過於複雜，從事證券業務的銀行會向證監會進行註冊，而不是直接申請牌照，因而被稱為註冊機構。有些銀行選擇成立子公司，直接向證監會申請牌照並成為持牌法團；而有些則選擇作為註冊機構進行註冊，或者兩者兼顧。此外，個別自然人可能同時持有證監會的牌照和金管局的註冊，並且這兩者可以同時有效。
負責人員與主管人員的分別
目前，受規管的活動共分為10個類別，若持牌法團欲從事這些受規管活動，則須對每一類別至少指派兩名負責人員作為高級管理人員，以監督相關活動的運作和確保員工的行為符合法律及規範。與此相似，註冊機構亦需指派兩名執行相同職責的高層管理人員，但在註冊機構中，這些人稱為主管人員。每位RO或EO均可負責多於一個受規管活動。舉例來說，若一家持牌法團申請了第1、4、9類活動的牌照，則需安排至少兩位已持有或有資格申請上述類別牌照的負責人員，或者可將不同類別劃分，確保每個類別至少有兩位負責人員來進行監督。
成為負責人員或主管人員的要求
要成為負責人員或主管人員，必須遵循證券及期貨事務監察委員會（證監會）發布的勝任能力指引。就申請成為負責人員的個人而言，符合勝任能力規定有3種選項，分別主要在於個人的學歷或專業資格。最為普遍的是要求申請人需在香港證券及投資學會（HKSI）的LE證券從業員資格考試指定科目中獲得及格，並在過去六年中至少具有三年的證券業務工作經驗，其中包括至少兩年當管理層的經驗（不論是SFC或HKMA持牌經驗）。想要獲取更多有關勝任能力指引的資訊，請參閱證監會提供的相關文件。
考試合格及符合資格便是負責人員或主管人員﹖
僅僅通過考試並滿足所有資格標準，並不意味著一個人可以立即成為負責人員或主管人員。值得注意的是，香港證券及投資學會提供的是資格考試，而不是發牌機構。即便一個人擁有相應的學歷和工作經驗，並且符合資格要求，他們仍然需要申報自己的財務狀況，並證明自己沒有犯罪記錄等其他要求，才能讓持牌法團或註冊機構提交申請。只有在證監會審核並批准了申請後，該人士才能夠被認定為負責人員或主管人員，俗稱「掛牌」。